Tecnología en la gestión financiera de las empresas
En cualquier sector del negocio, las organizaciones buscan, cada vez más, alcanzar ventajas competitivas. En este sentido, no basta interpretar correctamente los cambios determinados por las presiones del mercado. Es necesario disponer de instrumentos para poder, rápidamente, readaptar la oferta a la demanda, desarrollar nuevos productos, ofrecer nuevos servicios, modificar su modelo de negocio y adaptar sus activos, aprovechando al máximo las inversiones realizadas.
Estos desafíos son enfrentados de igual forma por empresas de tamaños muy diferentes. Las empresas medianas necesitan de los mismos controles y de la misma eficacia en la gestión del desempeño financiero que las empresas más grandes y mejor estructuradas.
Introducción
La gestión financiera tiene influencia en todos dentro la organización, pues esta contiene algunos de lo más desafiantes y complejos procesos de negocio, sujetos a una gran cantidad de factores influyentes: regulaciones, tipo de cambio, nuevos mercados, turn-over, budgeting y adquisiciones y fusiones, entre otros. Además de esto, el modelo de negocios de la empresa debe estar alineado y actualizado con información externa y debe interactuar con una gran cantidad de fuentes de datos internas.
Para los administradores financieros de cualquier emprendimiento, es prácticamente indispensable contar con una visión consistente y actualizada de la posición financiera de la empresa, para tomar no solo decisiones estratégicas a futuro, sino también decisiones tácticas en el día a día.
Grandes corporaciones, como las listadas por la «Fortune 500», enfrentan complejas regulaciones (como la Ley Sarbanes-Oxley en Estados Unidos o la Comisión de Valores Mobiliarios en Brasil), mercados volátiles, exigencias de sus accionistas, competidores globales y una interminable relación de solicitudes internas para asignar sus activos. Las empresas pequeñas también enfrentan crecientes regulaciones, una intensa competencia y la necesidad diaria de balancear su activo corriente con las necesidades de inversión.
Además, independientemente de su tamaño, las empresas deben posicionarse siempre teniendo en cuenta las fusiones y adquisiciones. En cualquier momento, puede ser necesario captar capital en el mercado o atraer potenciales inversores. Para esto, es fundamental que la empresa disponga de tecnologías capaces de respaldar un modelo consistente y de ofrecer visiones analíticas y escenarios alternativos para el negocio.
Las empresas más chicas, que están emergiendo, tienen la necesidad de disponer de la misma tecnología que las empresas más grandes y esto se pone en evidencia cuando compiten con estas últimas, pues las empresas chicas enfrentan competidores con una mayor capacidad de inversión y tienen una mayor probabilidad de cometer errores.
Cuanto menor sea el tamaño de la empresa, además de contar con un margen de error mucho más acotado, experimentará un proceso de toma de decisiones mucho más rápido, aumentando así el riesgo. Incluso si la agilidad de las empresas de menor tamaño pudiera representar una ventaja frente a la empresas más grandes, existen otras cuestiones, dado que una empresa de gran tamaño puede llegar más tarde a un mercado, con precios más bajos, mejor publicidad, mejor distribución y, simplemente, desplazar al competidor más pequeño.
Por lo tanto, es evidente que las empresas más chicas deben tener controles financieros aún mejores que sus competidores de mayor tamaño y mejor preparación.
Lamentablemente, esto no siempre sucede. Las empresas más grandes cuentan con grandes departamentos de TI y muchos empleados en el área de planificación financiera.
Para superar estas dificultades, las empresa emergentes necesitan recurrir a herramientas que les ofrezcan las visiones financieras de las empresas más grandes, y que aún sin el enorme equipo y sin una compleja infraestructura de TI puedan implementarlas de la forma más rápida y menos traumática posible.
Básicamente, estas cuentan con cuatro alternativas:
- Aplicaciones financieras/Módulos ERP (Enterprise Resource Planning).
- Planillas electrónicas.
- Soluciones presupuestarias puntuales.
- Soluciones de CPM (Corporate Performance Management).
Aplicaciones financieras/Módulos ERP
Se trata de aplicaciones concebidas y desarrolladas para otros fines, no para ejecutar la planificación financiera de la empresa. Estas ofrecen visiones aisladas del negocio, por ejemplo, cuentas a recibir; o visiones del pasado, por ejemplo, el módulo contable del ERP.
Generalmente, las empresas adquieren sus ERP con la expectativa de que estos les resolverán todos los problemas del negocio, y algunos administradores, sencillamente, no comprenden por qué no pueden, además, resolver las cuestiones de planificación. Solo los especialistas en finanzas pueden demostrar que utilizar estas soluciones resuelve únicamente una pequeña parte del proceso de planificación de la organización.
Principalmente, lo que estas soluciones no ofrecen es la posibilidad de realizar una simulación, de generar escenarios «what-if» que permitan establecer una correlación entre diferentes visiones y diferentes premisas. Por ejemplo, lo que podría suceder con el balance si la empresa abriera una sucursal en una determinada ciudad.
Una buena solución de planificación financiera debe permitir que las consecuencias de una toma de decisión estratégica o táctica sean claras para el negocio, desde el punto de vista financiero. Además de eso, esta debe integrarse al ERP o al sistema de la empresa, para recibir, de forma transparente, los números de lo realizado.
Lamentablemente, las Aplicaciones financieras/los Módulos de ERP no permiten establecer predicciones de las consecuencias de estas decisiones, no trabajan con escenarios y, a lo sumo, son útiles para realizar, únicamente, un seguimiento de los gastos.
Planillas electrónicas
Probablemente, las planillas electrónicas son las herramientas más utilizadas por las empresas, independientemente de su tamaño, para realizar sus planificaciones financieras.
Las planillas son herramientas poderosas para crear escenarios «what-if». Estas también se integran bien con otras herramientas. Sin embargo, intentar implementar una buena metodología, basada exclusivamente en la utilización de planillas, puede ser ineficaz y resultar frustrante.
La planificación basada en planillas es, por un lado, frágil e inflexible; no es colaborativa; necesita de un mantenimiento intensivo; presenta problemas con la integridad de los datos; sobrecarga a las personas, debido al excesivo tiempo de gestión del proceso y de las consolidaciones, ya que requiere de fórmulas complejas que deben definirse correctamente, y esto demanda una especialización técnica con planillas y una especialización técnica en finanzas. Por otro lado, este tipo de planificación no está integrada a los sistemas transaccionales, donde se encuentran los números de lo realizado por la empresa; esto obliga a que los datos sean introducidos manualmente, lo que puede generar, fácilmente, errores.
Otros problemas, incluso, pueden producirse porque los enlaces entre las planillas se rompen o debido a que las nuevas filas y columnas insertadas con posterioridad no siguen las fórmulas que se espera. Y, una vez que se presentan, estos errores tienden a extenderse y a multiplicarse a medida que las planillas pasan de un usuario a otro dentro de la empresa.
Soluciones presupuestarias puntuales
Generalmente, son aplicaciones ejecutadas en estaciones de trabajo de usuarios clave, cuyo propósito principal es el desarrollo del presupuesto, de forma centralizada, y no la planificación financiera efectiva. En algunos casos, son planillas «anabolizadas», pues permiten que las fórmulas se escriban en una planilla y sean compartidas y modificadas por algunos pocos usuarios.
Las Soluciones presupuestarias puntuales tienen un valor de adquisición relativamente bajo, están a un paso de la dirección correcta, pero presentan diversos problemas: a) Los especialistas deben programar manualmente las relaciones. b) Las convenciones diarias de contabilidad, como ingresos, gastos, P&L y balances, normalmente no se encuentran incluidos, por lo que resulta necesario exportar los datos, continuamente, a una planilla de balance y flujo de caja. Ambas visiones financieras son difíciles de realizar, generan retrasos e introducen grandes probabilidades de error. c) Las consolidaciones y otros informes no están disponibles de forma inmediata; las decisiones urgentes pueden tener que esperar mientras la herramienta realiza el agrupamiento y la consolidación de un informe. d) En vez de usar el plan de contabilidad existente de la empresa, para confeccionar el presupuesto, los usuarios pueden tener que construir una versión modificada que la herramienta pueda acomodar.
Los números de niveles de la contabilidad o el número de caracteres en los nombres de las cuentas, por ejemplo, pueden exceder la capacidad de la herramienta; o bien, el usuario puede tener que consolidar cuentas solo para poder ejecutar el software de presupuesto. Esto hace que la herramienta sea más difícil de usar y que la información financiera sea mucho menos reveladora.
Soluciones de CPM (Corporate Performance Management)
Las soluciones de CPM han logrado un nivel de maduración tal que les ofrecen a las empresas el poder real de generar un impacto en su desempeño, independientemente de su tamaño. A través de la utilización de recreación multidimensional, la colaboración, la creación de escenarios y las simulaciones, además de la gestión del workflow de los procesos de planificación, confección del presupuesto, forecast y y consolidación financiera, las soluciones actuales permiten organizar la información para entender qué está sucediendo en su negocio y realizar ajustes rápidamente.
Vinieron para ofrecer valor y aumentar la productividad de las actividades que eran operadas a través de las soluciones antes mencionadas. Es, por lejos, la mejor solución para que las empresas medianas compitan en igualdad de condiciones con las más grandes, en relación con la planificación financiera.
Características deseables a la hora de elegir una buena Solución de CPM:
- Debe adaptarse al negocio, en vez de obligar al negocio a adaptarse a la herramienta.
- Debe permitir el uso de estructuras contables de forma sencilla. Es decir: Balance Patrimonial, DRE, estructura de costos, productos, créditos, etc.
- Debe permitir la implementación de cualquier modelo presupuestario, incluso el matricial o el OBZ.
- Debe facilitar y promover la recreación de escenarios «what-if», de impacto de fusiones/adquisiciones, de lanzamiento de nuevos productos o de compañas y de restructuraciones; y debe tener, además, valor para los accionistas.
- Debe ser capaz de realizar previsiones precisas del flujo de caja y del balance patrimonial, demostrativos de resultados y demás informes obligatorios basados en los escenarios y en las simulaciones deseadas.
- Debe identificar, fácilmente, medidas operativas que impacten en los resultados financieras.
- Debe ser capaz de promover análisis avanzados de margen, productividad, utilización, volumen, capacidad, rentabilidad, desempeño y calidad, en todos los niveles del modelo.
- Debe permitir que los usuarios identifiquen, fácilmente, las relaciones «padre-hijo» entre las medidas y los resultados, a través de la explotación de datos (drill) en cualquier dirección.
- Debe resolver el proceso de consolidación de forma simple y precisa.
- Debe ser fácilmente implementada por los empleados del departamento financiero.
- Debe requerir un mínimo soporte de TI, tanto en la implementación como posteriormente.
Estas características deber ser analizadas de acuerdo al peso que cada una tenga, los cuales pueden variar de una empresa a otra, según sus intereses. Sin embargo, es fundamental que las soluciones den respuesta, de alguna forma, a cada uno de esos intereses.
Podemos identificar algunas señales claras que indican que los métodos de planificación financiera utilizados en una organización están obsoletos y necesitan una intervención. Conozca algunos de ellos:
Gasta mucho tiempo (y dinero) en la mecánica del proceso
Si el tiempo gastado para hacer que una herramienta funcione excede el tiempo empleado para usar la herramienta en la toma de decisiones, realmente tiene un problema. Se incluye aquí el tiempo gastado en la programación de la herramienta, en la creación de fórmulas matemáticas, en la definición de las relaciones entre los elementos de ingresos o gastos, o en la creación de informes de gestión para presentaciones ejecutivas.
No sabe qué puede hacer y qué no
Su presupuesto debería ofrecer, de forma clara, la información sobre lo que puede comprar y lo que no puede, y de cómo quedaría el flujo de pagos, de acuerdo con su realidad. Usted debería poder responder preguntas como: si yo invierto los recursos aquí, ¿tendré recursos para hacer lo que necesito el próximos mes? Si cree que no puede confiar plenamente en la respuesta brindada por su mecanismo de planificación, entonces este no se encuentra, realmente, adecuado a sus necesidades.
No logra dar respuesta a las preguntas sobre el negocio
Antes de tomar una decisión, usted debe saber qué decisión debe tomar primero. Un presupuesto debe responder a preguntas como: ¿Qué empleados, productos o clientes contribuyen más a las ganancias? ¿En qué se diferencia este trimestre del anterior? Si yo quito una línea de productos del presupuesto, ¿cómo se verá afectada la ganancia total? Si yo agrego vendedores en una determina región, ¿los márgenes de ganancia tienen probabilidad de aumentar o de disminuir?
No logra sincronizar visiones de negocios
«Todos los que trabajan aquí tienen una visión diferente de la empresa». Esta es una queja frecuente de los directores de las empresas. Quienes trabajan en operaciones se quejan de los contadores, y el departamento financiero se queja de la falta de visión del equipo de operaciones en relación con el rumbo que la empresa está tomando. El problema: nadie ve el todo. Una poderosa solución para la planificación financiera lo ayudará a cubrir esas lagunas de percepción.
Conclusión
De forma general, el mercado se encuentra razonablemente educado, es decir que las Soluciones de CPM representan la tecnología necesaria para ejecutar una correcta estrategia corporativa que busca alinear departamentos para optimizar sus negocios, reducir sus gastos y mejorar el desempeño. Por tratarse del resultado de una estrategia, no debe, por lo tanto, implementarse de forma departamental y descentralizada, sino que debe hacerse de forma colaborativa.
No se trata, tampoco, de un proyecto con principio, nudo y final; se trata de un concepto que debe adoptarse de forma continua por la empresa y que debe mejorarse e integrarse al ADN de la organización.
