Planning, Budgeting & Forecast
Traducidos como Planificación, Presupuestación y Pronóstico, son tres procesos distintos, altamente interconectados entre sí. Cada uno de ellos tiene objetivos y necesidades diferentes y, por lo tanto, diferentes requisitos en términos de funcionalidad de software.
La planificación es estratégica por naturaleza. Identifica y demuestra el impacto total de escenarios y estrategias empresariales alternativas a corto y largo plazo. Normalmente, la planificación es realizada por un grupo relativamente pequeño de individuos que son responsables de traducir las metas organizacionales de alto nivel en un plan. Por lo general es un precursor de la presupuestación. La planificación se refiere a las posibilidades, alternativas y escenarios what-if. Intenta averiguar cuál será el impacto de las decisiones de hoy sobre los resultados financieros de mañana.
La planificación es inherentemente compleja debido a las interdependencias y al efecto potencial sobre el cambio de cualquier parámetro. Hace consideraciones como: “Si los ingresos de una línea de productos caen, ¿qué impacto tendrá sobre las ganancias? ¿Sobre los requisitos de caja? ¿Sobre el personal? ¿Sobre las exigencias de capital?” La planificación rara vez significa crear un plan, significa crear muchos planes basados en diferentes escenarios posibles: mejor caso, peor caso, posible caso, escenarios con ingresos diferentes, escenarios con costos diferentes, escenarios de adquisición diferentes, y así sucesivamente. E incluso los planes mejor diseñados deben ser revisados constantemente. Las condiciones de mercado inciertas y volátiles pueden pedirle que modere múltiples escenarios para comparar alternativas complejas.
Una suite de CPM debe proporcionar la capacidad de crear las interdependencias necesarias y permitir comparaciones entre las alternativas. Idealmente, el proceso de planificación debe estar bien integrado con la plataforma de presupuestación para que los datos del plan puedan ser utilizados para actuar directamente como fuente del presupuesto. Una buena herramienta de planificación permite a un usuario financiero crear reglas de negocio complejas, necesarias para soportar las interdependencias de datos en un plan estratégico. Por supuesto, muchas de estas reglas probablemente se aplicarán al presupuesto y a los datos reales. También es importante para la planificación, la capacidad de generar escenarios alternativos fácilmente.
La presupuestación es una actividad más colaborativa que la planificación. Es el proceso controlado de traducir las decisiones de planificación en un plan de acción detallado, específico y proyectado para el próximo año, que puede ser utilizado como pauta para el desempeño. Puede implicar la inserción de datos por parte de un gran número de colaboradores, a menudo acompañado de un proceso de aprobación recurrente. Una suite de CPM busca facilitar la difícil tarea de introducir datos y crear reglas de negocio. La mayoría de las empresas se esfuerzan principalmente en el desarrollo de un presupuesto. En una buena solución, la capacidad de aprovechar la funcionalidad de Microsoft Excel es una gran conveniencia, o mejor dicho, una absoluta necesidad. Pero conducir todo el proceso de presupuestación a través de planillas electrónicas, de forma colaborativa, resultará en una actividad frágil, inflexible, ineficaz y frustrante, para decirlo de alguna manera.
El objetivo del Pronóstico es acompañar el desempeño con respecto al plan y proporcionar una mirada precisa al futuro de acuerdo con las variaciones y la conformidad del presupuesto. Los pronósticos basados en desempeños anteriores actualizados mientras el desempeño real avanza día a día, permiten anticipar la necesidad de ajustes presupuestarios. Ofrece a los gerentes una alerta temprana para reducir o aumentar gastos para alcanzar los límites presupuestarios o capitalizar oportunidades. Los períodos de pronóstico pueden ser desde días hasta meses, pero más típicamente, los pronósticos se llevan a cabo en un período de tiempo mensual o trimestral. Una solución de CPM debe permitir crear nuevas predicciones al fusionar datos de múltiples escenarios y permitir que los gerentes coloquen sus ideas en el nuevo plan, generalmente facilitados por la adopción de Paneles e Informes creados para este propósito.
En un entorno dinámico, estos procesos son especialmente críticos y necesitan ser particularmente ágiles, flexibles, adaptables, transparentes y confiables.
