Tecnologia na gestão financeira das empresas

Em qualquer segmento de negócio, as organizações buscam cada vez mais alcançar vantagem competitiva. Neste sentido, não basta apenas interpretar corretamente as mudanças determinadas pelas pressões do mercado. É preciso dispor de instrumentos para, rapidamente, readequar a oferta à demanda, desenvolver novos produtos, ofertar novos serviços, modificar seu modelo de negócio e adaptar seus ativos com o máximo aproveitamento dos investimentos realizados.

Estes desafios são igualmente compartilhados entre empresas de portes muito diferentes. Empresas de médio porte necessitam dos mesmos controles e da mesma eficácia na gestão da performance financeira que as empresas de grande porte, mais bem estruturadas, necessitam.

Introdução

A gestão financeira impacta a todos na organização, pois ela contém alguns dos mais desafiadores e complexos processos de negócio, sujeitos a um grande número de influências: regulamentações, câmbio, novos mercados, turn-over, budgeting, aquisições e fusões, dentre outros. Além isso, o modelo de negócios da empresa deve estar alinhado e alimentado com informações externas e interagir com uma enorme quantidade de fontes de dados internas.

Para os gestores financeiros de qualquer empreendimento, é quase indispensável dispor de uma visão consistente e atualizada da posição financeira da empresa para tomar, não apenas, decisões estratégicas e futuras, mas também decisões táticas do dia-a-dia.

Grandes corporações, como as elencadas pela “Fortune 500”, enfrentam regulamentações complexas, como a Lei Sarbanes-Oxley, CVM, mercados voláteis, forte cobrança dos seus acionistas, competidores globais, e uma interminável relação de solicitações internas para alocar seus ativos. Empresas menores também enfrentam regulamentações crescentes, intensa competição e a necessidade diária de balancear seu capital de giro com as necessidades de investimento.

Adicionalmente, independente do seu tamanho, uma empresa deve sempre posicionar-se em relação a fusões e aquisições. A qualquer momento, pode ser necessário captar dinheiro no mercado ou atrair investidores potenciais. Para isso, é fundamental para a empresa dispor de tecnologias capazes de suportar um modelo consistente, que ofereça visões analíticas e cenários alternativos para o negócio.

Empresas menores, emergentes, têm igualmente a necessidade de dispor da mesma tecnologia que as empresas maiores possuem e isso fica evidente quando em competição com estas últimas, pois elas têm contra si concorrentes com mais capacidade de investimento e, com isso, maior espaço para cometer erros.

Quanto menor o tamanho da empresa, além de representar uma margem de erro muito mais estreita, também vai implicar em um processo de tomada de decisão muito mais rápido, aumentando seu risco. Mesmo que a agilidade das empresas menores porte possa representar vantagem contra as empresas maiores, ainda existem outras questões, uma vez que uma grande empresa pode chegar mais tarde em um mercado, com preços menores, melhor propaganda, melhor distribuição, e simplesmente acabar com o menor concorrente.

Portanto, é evidente que as empresas de menor porte devem ter controles financeiros ainda melhores que seus concorrentes maiores e mais aparelhados.

Infelizmente, isso nem sempre acontece. As maiores empresas possuem grandes departamentos de TI e muitos funcionários na área de planejamento financeiro.

Para superar estas dificuldades, as empresas emergentes necessitam lançar mão de ferramentas que lhes ofereçam as visões financeiras das empresas maiores, sem o enorme staff, sem uma complexa infraestrutura de TI e que possam, ainda, ser implementadas de forma rápida e menos dolorosa possível.

Basicamente, elas dispõem de quatro alternativas:

• Aplicativos Financeiros/Módulos de ERP’s.
• Planilhas Eletrônicas.
• Soluções Orçamentárias Pontuais.
• Soluções de CPM – Corporate Performance Management.

Aplicativos Financeiros/Módulos de ERP’s

Estas são aplicações concebidas e construídas para outras finalidades, não para executar o planejamento financeiro da empresa. Elas oferecem visões isoladas do negócio, ex: contas a receber – ou visões apenas do passado, ex: o módulo contábil do ERP.

Geralmente, empresas adquirem seus ERP’s com a expectativa de que este irá resolver todos os problemas do negócio e alguns gestores simplesmente não compreendem por que ele também não pode resolver as questões do planejamento. Somente especialistas em finanças podem demonstrar que utilizar estas soluções resolve apenas uma pequena parte do processo de planejamento da organização.

Principalmente, o que estas soluções não oferecem é a capacidade de simulação, a geração de cenários “what-if”, que proporciona a correlação entre diferentes visões e diferentes premissas. Por exemplo, o que poderia acontecer com o Balanço se a empresa abrir uma filial numa determinada cidade.

Uma boa solução de planejamento financeiro deve permitir que sejam claras, do ponto de vista financeiro, as implicações de uma tomada de decisão estratégica ou mesmo tática, para o negócio. Além disso, ela deve integrar-se ao ERP ou ao sistema legado da empresa, para receber de forma transparente os números do realizado.

Infelizmente, as Aplicações Financeiras/Módulos de ERP’s não permitem a modelagem das implicações destas decisões, não trabalham com cenários e quando muito são hábeis em fazer apenas o acompanhamento das despesas.

Planilhas Eletrônicas

Provavelmente, as planilhas eletrônicas são as ferramentas mais utilizadas pelas empresas, seja qual for o seu tamanho, para o seu planejamento financeiro.

Planilhas são ferramentas poderosas para conduzir cenários “what-if”. Elas também se integram bem com outras ferramentas. No entanto, tentar implementar uma boa metodologia baseada exclusivamente na utilização de planilhas pode ser ineficaz e frustrante.

O planejamento baseado em planilhas é, primeiramente, frágil e inflexível; é não-colaborativo; necessita um grau de manutenção intenso; apresenta problemas com a integridade dos dados; sobrecarrega pessoas com tempo excessivo para a gestão do processo e das consolidações, pois isso requer fórmulas complexas que precisam ser corretamente definidas e isso requer especialização técnica com planilhas e especialização técnica em finanças; e, por fim, não está integrado aos sistemas transacionais onde residem os números do realizado da empresa, obrigando a digitação de dados que pode, facilmente, conter erros.

Outros problemas ainda podem ocorrer, porque os links entre as planilhas quebram ou porque novas linhas e colunas adicionadas posteriormente não cobrem as faixas de fórmulas que se espera. E uma vez que são introduzidos erros, eles tendem a proliferar-se e a multiplicarem-se enquanto as planilhas passam de usuário para usuário pela empresa.

Soluções Orçamentárias Pontuais

Geralmente são aplicativos executados em estações de trabalho de usuários-chave, cujo propósito principal é a confecção da peça orçamentária, de forma centralizada, não o planejamento financeiro efetivo. Em alguns casos, são “planilhas anabolizadas”, pois permitem que as fórmulas sejam escritas em uma planilha, e sejam compartilhadas e manipuladas por alguns poucos usuários.

Soluções Orçamentárias Pontuais têm um valor de aquisição relativamente baixo, estão a um passo da direção certa, mas ainda apresentam diversos problemas: a) especialistas precisam programar manualmente os relacionamentos. b) as convenções diárias de contabilidade como receitas, despesas, P&Ls, e balancetes normalmente não estão incluídos, sendo necessário exportar os dados a todo o momento para uma planilha de balancete e fluxo de caixa. Ambas as visões financeiras são difíceis de se fazer, causam atraso e introduzem grandes riscos de erros. c) consolidações e outros relatórios não estão imediatamente disponíveis, decisões urgentes podem ter que esperar enquanto a ferramenta faz o agrupamento e a consolidação de um relatório. d) ao invés de usar o plano de contabilidade existente da empresa para fazer o orçamento, os usuários podem ter que construir uma versão modificada que a ferramenta possa acomodar.

O número de níveis da contabilidade ou o número de caracteres nos nomes das contas, por exemplo, podem exceder a capacidade da ferramenta. Ou você pode ter que consolidar contas só para conseguir executar o software de orçamento. Isso faz com que a ferramenta seja mais difícil de ser usada e que as informações financeiras sejam muito menos reveladoras.

Soluções de CPM – Corporate Performance Management

As soluções de CPM atingiram um grau de maturidade tal que oferecem às empresas o poder real de causar um impacto no seu desempenho, independente do seu porte. Através do emprego de modelagem multidimensional, colaboração, criação de cenários e simulações, além da gestão do workflow dos processos de planejamento, orçamentação, forecast e consolidação financeira, as soluções atuais habilitam uma organização para entender o que está acontecendo em seu negócio e fazer ajustes rapidamente.

Vieram para oferecer valor e acréscimo na produtividade das atividades que estavam sendo operacionalizadas através das soluções citadas anteriormente. É, de longe, a melhor solução para as empresas de médio porte competirem em condições de igualdade com as maiores no quesito Planejamento Financeiro.

Atributos desejáveis para escolha de uma boa Solução de CPM

• Deve adaptar-se ao negócio, em vez de obrigar o negócio a adaptar-se a ferramenta.
• Deve permitir o uso das estruturas contábeis de forma fácil. Isto é: Balanço Patrimonial, DRE, estrutura de custos, produtos, créditos etc.
• Deve permitir a adoção de qualquer modelo orçamentário, inclusive matricial ou OBZ.
• Deve facilitar e promover a modelagem de cenários “what-if”, impacto de fusões/aquisições, lançamento de novos produtos, campanhas, reestruturações e valor para os acionistas.
• Deve ser capaz de extrair previsões acuradas do fluxo de caixa, balanço patrimonial, demonstrativos de resultado e demais relatórios obrigatórios, baseados nos cenários e nas simulações desejadas.
• Deve identificar facilmente métricas operacionais que impactam resultados financeiros.
• Deve ser capaz de promover análises avançadas de margem, produtividade, utilização, volume, capacidade, rentabilidade, performance e qualidade, em todos os níveis do modelo.
• Deve permitir que os usuários identifiquem facilmente os relacionamentos “pai-filho” entre métricas e resultados através de exploração de dados (drill) em qualquer direção.
• Deve resolver o processo de consolidação de forma simples e precisa.
• Deve ser facilmente implementada pelos funcionários do departamento financeiro.
• Deve requerer um mínimo suporte de TI tanto na implementação quanto posteriormente.

Estes atributos devem ser analisados segundo pesos que podem variar de empresa para empresa, conforme seus interesses. Porém, é fundamental que as soluções atendam de alguma forma, a todos eles.

Podemos identificar alguns sinais claros que indicam que os métodos de planejamento financeiro em uso numa organização estejam obsoletos e necessitem de uma intervenção. Conheça alguns deles:

Você gasta muito tempo (e dinheiro) na mecânica do processo

Se o tempo gasto para fazer com que a ferramenta funcione excede o tempo gasto no uso da ferramenta para a tomada de decisão, certamente você tem problemas. Inclui-se aqui o tempo gasto na programação do software, na criação de fórmulas matemáticas, na definição das relações entre os itens de receita ou despesa ou na criação de relatórios gerenciais para apresentações executivas.

Você não sabe o que pode ou não pode fazer

Seu orçamento deveria lhe fornecer claramente informações sobre o que você pode comprar e o que não pode, e como ficaria um fluxo de pagamento adequado a sua realidade. Deveria estar apto a responder questões como: se eu investir os recursos aqui, eu terei recursos para fazer o que é necessário no próximo mês? Se você achar que não pode acreditar realmente na resposta oferecida pelo seu mecanismo de planejamento, então ele realmente não está adequado as suas necessidades.

Você não consegue responder as questões do negócio

Antes de tomar uma decisão, você deve saber qual decisão deve ser tomada primeiro. Um orçamento deve responder a perguntas como: Quais empregados, produtos ou clientes contribuem mais para os lucros? Como este trimestre se diferencia do anterior? Se eu remover uma linha de produtos do orçamento, como isso afetará a lucratividade total? Se eu adicionar vendedores em um território em particular, as margens de lucro têm probabilidade de aumentar ou diminuir?

Você não consegue sincronizar visões de negócios

‘Todo mundo que trabalha aqui tem uma visão diferente da empresa’. Esta é uma reclamação frequente de diretores de empresas. O pessoal de operações reclama dos “contadores” e o departamento financeiro reclama da falta de visão do pessoal de operações sobre para onde a empresa está se voltando. O problema: ninguém vê o quadro completo. Uma poderosa solução para o planejamento financeiro ajudará a fechar essas lacunas de percepção.

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Conclusão

De forma geral, o mercado encontra-se razoavelmente educado no sentido de que as Soluções de CPM representam a tecnologia necessária para a execução de uma correta estratégia corporativa que busca alinhar departamentos para otimizar seus negócios, reduzir seus gastos e ampliar a performance. Por ser resultado de uma estratégia, não deve, portanto, ser implementada de forma departamental e centralizada, e sim, de forma colaborativa.

Não é, tampouco, um projeto com início, meio e fim, é um conceito que deve ser adotado continuamente pela empresa, constantemente aprimorado e integrado ao DNA da organização.